Jako osoba, która poza obowiązkami czysto-zarobkowymi, posiadam również dużo obowiązków narzuconych przez siebie samego jakiś czas temu zacząłem zastanawiać się nad tym, jak efektywnie planować swój czas. Mógłbym oczywiście robić to tak, jak robiłem to wcześniej. Wydajność takiego podejścia jest niemniej wielce stratna. Zacznę od tego, że nie ma w zasadzie jakiegokolwiek planu czasowego - umiejscowienia w czasie efektów własnych zamierzeń. Nie można było również przy poprzednim braku planowania czasu obyć się bez mimowolnie pojawiających się myśli, by odłożyć te "mniej ważne rzeczy" na później. Po krótkim zastanowieniu się zdecydowany byłem na podjęcie radykalnej zmiany w planowaniu czasu.

Mój sposób na efektywne planowanie czasu

Jest całkiem prosty, być może niektórzy po przeczytaniu stwierdzą, że "banalny". Zainstalowałem odpowiednie dodatki do klienta pocztowego, umożliwiające planowanie zadań i wydarzeń. Jako fan klienta pocztowego Thunderbird, który sam w sobie już oszczędził sporo mojego czasu na sprawdzaniu częstym maili (klient pocztowy sam to robi i informuje, gdy pojawi się cokolwiek nowego na skrzynkach), wybrałem opcję rozszerzenia jego możliwości poprzez dodatek kalendarzowy Lightning. Czemu zdecydowałem się na ten program, a nie na np. Outlook'a? Powody można wymieniać bez końca, ale skupię się na najważniejszych:

• program jest darmowy - nic nie kosztuje mnie korzystanie z niego
• program jest open sourcowy - ma darmowe dodatki, rozszerzające jego możliwości
• jako program open sourcowy ma potencjał do szybkiego rozwoju, przy ciągłym zachowaniu formy bezpłatnej w korzystaniu z niego
• jest zintegrowany z klientem pocztowym, a tego nie wymieniłbym na żadnego innego
• jest też po Polsku, oraz pozwala na łatwy eksport tych samych danych także do Outlooka
• Wygląda lepiej, niż Outlook

Dlaczego to pomaga?

Dwa słowa to wyjaśnią: poczucie winy. To oczywiste, że nie można wszystkiego realizować idealnie wg tego, co zaplanowaliśmy - po prostu nie da się, inaczej znaczyłoby to, że stawiamy sobie za proste cele. Jeśli niemniej musimy jakąś rzecz przesunąć o kolejne godziny, czy dzień/dwa dalej, to w którymś momencie pojawiają się odpowiednia emocja, która nas zmusza do częstszego skupienia się na celu głównym, a nie przyjemnościach. Jasne, nie u wszystkich, ale u bardzo dużej ilości osób te poczucie winy pojawi się. Co innego, gdy nie widzimy tego, jak bardzo obsunęły się nasze plany, związane z realizowaniem czegoś. Jeśli jednak z powodu jednej decyzji musimy przesunąć wszystkie zaplanowane zadania, to w naszym umyśle poczucie winy zmienia się w motywację do tego, by jeszcze bardziej nie opóźnić realizacji obecnych i przyszłych zadań. Jeśli zapisujemy sobie to, co musimy zrealizować czujemy się również o wiele bardziej zobowiązani do zrobienia tego natychmiast.

Jak funkcjonuje to w dodatku lightning?

Mamy do dyspozycji początkowo domyślny kalendarz (domowy) i kilkanaście etykiet. Kalendarz domowy jest oznaczony kolorem niebieskim domyślnie. Po kliknięciu w jego nazwę (lewa szpalta) można wybrać inny kolor. Sam korzystam z kilka typów kalendarzy. Należy pamiętać, że zadania zaznaczone w każdym z nich są domyślnie wyświetlane w 1 liście. Zadania, które ustawiam sobie w kalendarzu "hipnoza.rozwoj.eu", który zawiera tylko rzeczy, robione dla strony (np. przypomnienie o wysłaniu mailingu, napisaniu artykułu itp.) oznaczam kolorem fioletowym. Rzeczy prywatne, mało ważne oznaczam kolorem zielonym. Spotkania ze znajomymi oznaczylem kolorem brązowym, a urodziny i święta, które są z kolei kontrolowane przez dodatek ReminderFox (odczytuje on dane z książki adresowej klienta pocztowego Thunderbird i wstawia na jej podstawie daty urodzin w kalendarz jako zadania całodniowe). Dzięki zróżnicowanym kolorom łatwiej jest ocenić, które rzeczy można odłożyć na później, a które są niezbędne w realizacji natychmiast. Jeśli zaś chodzi o etykiety, które mają swój własny kolor, to używam tylko 2 etykiet w chwili obecnej, utworzonych przez siebie. Pierwsza to "Wykonane" w kolorze czarnym, a druga "Niewykonane" w kolorze czerwonym. Po wykonaniu jakiegokolwiek zadania oznaczam je etykietą wspomnianą wcześniej, powodując, że poza kolorem typu zadania w kalendarzu, przy prawej krawędzi pojawia się cienki pasek w kolorze czarnym. Ułatwia mi to znacznie ocenę zrealizowania planu tygodniowego i dziennego. W praktyce nie korzystam z etykiety "niewykonane", gdyż wszystko realizuję na czas, a to, czego nie jestem w stanie zrobić - przesuwam na najbliższy, realny termin, nie oznaczając żadną etykietą.

Instalacja

W przypadku zarówno samego thunderbirda jak i dodatku lightning jest ona prosta. Trzeba natomiast pamiętać, by w przypadku thunderbirda wyłączyć usuwanie maili z serwera po ich ściągnięciu. Nie każdy widzi potrzebę, by jego maila znikały z sieci po ich odczytaniu przez klienta pocztowego. Oczywiście: tak czy inaczej będą one dostępne w programie. W przypadku dodatku lightning instalacja jest jeszcze łatwiejsza i dobrze opisana na stronie mozilli.

Thunderbird - opis Pobierz thunderbird Lightning - opis i pobieranie